【元人事が教える】正しい退職の意思の伝え方やタイミングとは？

あなたが現在の会社に入社した時は、前向きな気持ちで早く慣れるように仕事に取り組んでいたのではないでしょうか。しかし、勤めている間に不満やストレスを抱えたり、他に行いたい仕事ができたりするなど、様々な理由から人は退職を意識し始めます。そして、最終的に退職を決断し会社に申し出ることになります。

ところが退職は、次の再就職や人生のリスタートと表裏一体。

特に在職中に行う転職活動は、退職が円満に進まないと転職先の入社に支障が出ます。また、退職後の活動をスムーズに進めるためにも、退職の際の手順は慎重に、かつ丁寧に行うよう心がけたいものです。

今回は、退職を伝えるタイミングと伝え方、伝える内容についてご説明します。

退職を伝える相手

退職を決意した時、最初に伝える相手は誰が良いのでしょうか。最も良いのは、直属の上司です。直属の上司とは、あなたが所属している部署で報告や連絡を行う義務のある人になります。

一般には、所属している課やグループのトップに相当します。直属の上司を越えて所蔵している課の上の部署、例えば事業部や人事部に先に伝えた場合、直接の上司が後から知ることになってしまうとトラブルの元になりかねません。手順を踏まえた報告がトラブル回避に繋がります。プロセスを慎重に見極めて進めていくことが大切です。

退職を伝えるタイミングと伝える方法

退職を伝える相手が、直属の上司であることは分かりました。では、退職を伝えるタイミングはどのようにしたら良いのでしょうか。

まず前もって直属の上司に時間をもらうことが大切です。

直属の上司も、1日のスケジュールがあります。上司に対して、突然退職の意思表示を伝えに行っても、その場で時間を取ってもらえるとは限りません。

何より、部下が退職を望んでいるということは、立ち話で終わるような内容ではないのです。

退職に関する話は業務上の話だと考えるかもしれませんが、相談を受ける直属の上司は、相談する退職希望者の個人的な相談を受けることにもなります。

可能であれば業務時間内でも構いませんが、難しそうであれば業務時間外に時間を割いてもらうようにしましょう。

どうしても直接話す時間が取れない場合は、メールで約束を取ると良いかもしれません。メールなどであらかじめ申し出れば、上司も時間を取りやすくなります。

ちなみに、この時点で退職という言葉を出す必要はありません。

あくまでスケジュールとして、相手の都合を確認すると良いでしょう。

相手が時間を調整してくれて、日時が決まった段階で退職の意思表示をしましょう。

それまでは、周囲には黙っておいたほうが賢明です。

会社や所属している課も、組織運営を行う運営上、他の勤務を行っている社員の影響を考えますので、退職の公表は会社や上司の指示に従いましょう。

そして、退職の意思を直属の上司などに伝える時は、他に人がいない所で切り出してください。その際は、時間を取ってもらったお礼から入り、退職の意思表示を伝える事が望ましいです。

貴方が退職することで、多少なりとも勤務している会社に迷惑が掛かります。

そのため、マナーとして「突然で申し訳ありません」等といったお詫びの気持ちを最初に伝える事で、退職を切り出された上司も印象が和らぐでしょう。

その上で、明確な退職の意思表示を示します。この時、伝えられた上司も退職理由に関して尋ねてくると考えられますので、簡潔に理由を伝えましょう。場合によっては、退職を思い留まるよう説得される可能性もあります。

もし、説得されて曖昧な態度を取ってしまうと、退職の話がうやむやになり、退職できる時期が延びてしまいます。きっぱりと振り切るよう強い意志を持って伝えることが大切です。

そして、話ができる状態なら退職時期に関しても相談すると、以降のスケジューリングもスムーズに進むと考えられます。

退職日の決定と退職届の提出

退職の意思表示を行い、退職が決定すると退職日を直属の上司と相談します。上司と話し合って退職日を決めましょう。また、上司または総務・人事部に税金や年金、健康保険、雇用保険などの諸手続き関して確認を取りましょう。無事に退職日が決定したら、速やかに退職届を書くと同時に、直接の上司に提出します。

残務整理·引継ぎ

退職の意思表示を伝え退職日を決めると同時に、現在あなたが行っている仕事についてもスケジュール管理し、進捗を図りながら一定の目途までは終わらせましょう。

また、仕事の手順や注意点、フローをまとめ、後任者に引き継げる準備を進めます。必要ならば後任者を伴って取引先や関係会社に対し挨拶を行うとよいです。後任者に対し円滑に引き継ぐことで、退職直後や転職時に連絡が来ることがないようにするのも、スムーズな退職の仕方です。

以上、退職の伝え方やタイミング、退職までにやるべきことについてご説明してきました。

退職を申し出る時というのは、「もうこの会社で働きたくない」など、ネガティブな気持ちになっていることもあると思いますが、退職日までは今の仕事を丁寧に行い、今まで一緒に働いてきた仲間に感謝することが次の仕事に繋がることを忘れないでくださいね。